Docházka 3000 – evidence pro zaměstnance z více firem

Docházkový systém Docházka 3000 v klasické instalaci počítá s evidencí docházky zaměstnanců z jedné jediné firmy. Pokud potřebujete evidovat docházku zaměstnanců z více firem, nejdete níže dostupné možnosti, jejich výhody, případná omezení atd.

1. Společná instalace v jedné licenci, DB a firmě. (vše sdíleno)

V tomto případě jsou všichni pracovníci všech společností zadaní v jediné instalaci docházkového systému na jednom hlavní PC docházky v jedné firmě. Sdílí tedy jak docházkový server, tak i jedinou licenci SW, která pokryje v součtu všechny zaměstnance.

Na úvodní přihlašovací obrazovce systému je zadaná jediná firma. Pracovníci všech společností jsou v této jedné firmě rozlišeni pomocí oddělení. Takže každá společnost má do programu zadané jedno nebo více oddělení a pomocí práv lze řídit přístupy. Viz příručka k programu v menu Firma / Návody PDF / Nastavení práv. Nastavení počítačové sítě LAN by mělo umožnit přístup všech společností ke sdílenému docházkovému serveru.

Administrace: Administrátorský přístup je společný pro všechny firmy, takže heslo musí znát odpovědní a pověření pracovníci všech společností, jejichž docházka je ve sdílené instalaci. Všichni administrátoři tedy používají společné heslo.

Terminály: Jsou společné pro všechny zaměstnance. Stačí tedy i jediný terminál, na kterém si všichni čipují bez ohledu na to, do které firmy pracovník patří.

Licence: jedna společná licence programu. Např. pokud máte 3 firmy, kde první má 5 pracovníků, druhá 30 a třetí firma má 50 pracovníků, stačí jedna licence programu do 100 zaměstnanců, což je finančně výhodnější (úspora 7 780,- Kč).

Aktualizace: Pokud se rozhodnete systém aktualizovat, stačí pořízení jedné aktualizace. Aktualizace jsou však dobrovolné a systém funguje i bez nich.

Zálohy databáze: Záloha je společná pro všechny. Pokud kdokoli provede zálohu, jsou v ní data zaměstnanců všech společností.

Správa IT: Správce informačních technologií je společný a má plnou moc nad sdílenou instalací všech firem.

GDPR: Ochrana dat se řeší společně. Je zde větší riziko, protože pokud kterýkoli správce udělá chybu, nebo dojde k úniku dat, jsou ohroženy osobní údaje zaměstnanců všech firem. Sestavy a pracovní soubory mohou obsahovat data všech pracovníků.

Jediná registrovaná firma pro všech 85 zaměstnanců z příkladu v části Licence. Ukázka úvodní obrazovky:

2. Společné PC s jednou instalací a databází, více firem. (částečné sílení)

Na jednom hlavní PC docházky je zaregistrováno více firem. Na úvodní obrazovce lze před zadáním hesla vybrat, do které firmy se chcete přihlásit. Firmy tedy sdílí jeden docházkový server, jednu databázi a programový webový adresář, ale mají samostatné licence a datové tabulky. Nastavení počítačové sítě LAN by mělo umožnit přístup všech společností ke sdílenému docházkovému serveru.

Administrace: Přístup do administrace má každá firma svůj. Takže administrátoři a správou pověření pracovníci neznají hesla jiných firem.

Terminály:

Starší terminály BM-Term On-Line (na sériový port bez řídící jednotky) mohou být společné pro všechny firmy.

Starší terminály BM-Term Off-Line (na sériový port s řídící jednotkou) má každá firma svoje. Jeden terminál tedy nemůže používat více firem, ale každá firma má své zařízení. PC musí mít tolik sériových portů, kolik je řídících jednotek a stejně tak musí být nainstalovaný stejný počet ovladačů v samostatných adresářích a s číslem konkrétní firmy v konfiguraci každého ovladače RJ.

Terminál BM-Finger připojený do sítě LAN nelze sdílet a pouze jediná firma může mít terminál v program zadaný. Ostatní nemohou žádný terminál používat. Je to z toho důvodu, že se používá společný programový webový adresář s konfiguračním souborem a pracovními soubory přenosu dat. Kdyby bylo terminálů více, docházelo by k nekonzistencím – načipovaná data by se přenášela do špatných firem.

Licence: Každá firma má svou vlastní licenci dle počtu svých zaměstnanců. Např. pokud máte 3 firmy, kde první má 5 zaměstnanců, druhá 30 a třetí firma má 50 zaměstnanců, je třeba pořídit 3 licence. První pro 10 zaměstnanců, druhou pro 30 a třetí pro 100 zaměstnanců.

Aktualizace: Pokud se rozhodnete systém aktualizovat, stačí pořízení jedné aktualizace s příplatkem 100,- Kč za druhou a každou další zadanou firmu. Aktualizace jsou však dobrovolné a systém funguje i bez nich.

Zálohy databáze: Záloha je společná pro všechny, protože je sdílená databáze i když jsou v ní samostatné datové tabulky firem. Záloha obsahuje celou DB se všemi tabulkami bez ohledu na to, které firmě tabulky patří. Pokud kdokoli provede zálohu, jsou v ní tedy data zaměstnanců všech společností.

Správa IT: Správce informačních technologií je společný a má plnou moc nad sdílenou instalací a databází všech firem.

GDPR: Ochrana dat se řeší částečně společně a částečně individuálně. Data jsou na společném serveru (disku) v jednom datovém adresáři, ve společných zálohách DB, ale přístup do programu a nastavení práv má každá firma vlastní.

Díky společnému datovému adresáři a zálohám DB je zde větší riziko, protože pokud se např. ztratí záloha, nebo někdo získá přístup k docházkovému serveru, jsou ohroženy osobní údaje zaměstnanců všech firem. Rovněž pracovní (dočasné či temporární) soubory sestav jsou ve společné složce a mohou obsahovat data pracovníků jiných firem.

Více registrovaných firem, každá pro vlastní společnost z příkladu v části Licence. Ukázka úvodní obrazovky:

3. Společné PC ale samostatné databáze, složky a firmy. (částečné sílení)

Na jednom hlavní PC docházky má každá firma svou programovou webovou složku, vlastní databázi, používá vlastní terminál a má svou vlastní licenci. Sdílí se pouze HW - disk, CPU, RAM a sí LAN. Každá firma má vlastní přístup na společné PC. Na úvodní obrazovce vidí jen svou firmu. Firmy tedy sdílí jeden docházkový server a jeden disk, ale na něm mají oddělené složky programového webového adresáře i databázového adresáře (vlastní tabulky ve vlastní databázi). Nastavení počítačové sítě LAN by mělo umožnit přístup všech společností ke sdílenému docházkovému serveru.

Administrace: Přístup do administrace má každá firma svůj. Takže administrátoři a správou pověření pracovníci neznají hesla jiných firem ani nevidí jejich názvy. Mají vlastní vstupní obrazovky pro přihlášení, kde nevidí jiné firmy.

Terminály: Každá firma má svůj vlastní terminál, který není sdílený pro pracovníky jiných firem.

Licence: Každá firma má svou vlastní licenci dle počtu svých zaměstnanců.

Aktualizace: Každá firma si kupuje aktualizaci samostatně. Nahrává jí sice na společný server docházky ale do vlastního programového adresáře (webové složky). Aktualizace jsou dobrovolné a systém funguje i bez nich.

Zálohy databáze: Každá firma si sama řeší zálohy a v nich jsou data vždy pouze vlastních zaměstnanců.

Správa IT: Správce informačních technologií je společný a má plnou moc nad všemi daty, protože jsou na společném serveru a na společném diku i když v oddělených složkách.

GDPR: Ochrana dat se řeší částečně společně a částečně individuálně. Data jsou na společném serveru (disku) v samostatných datových a programových adresářích, v samostatných zálohách DB (pokud se nezálohuje celý disk nebo adresář SQL serveru). Přístup do programu a nastavení práv má každá firma vlastní.

Díky společnému serveru a disku je zde větší riziko, protože pokud se např. ztratí záloha celého disku, nebo někdo získá přístup k docházkovému serveru, jsou ohroženy osobní údaje zaměstnanců všech firem. Pracovní (dočasné či temporární) soubory sestav jsou částečně oddělné (různé webové adresáře i když na stejném disku).

Více webových složek a samostatných databází na stejném serveru. Ukázka úvodní obrazovky firmy s 50 lidmi:

Druhá firma na jiné webové adrese ale stejném docházkového serveru. Má vlastní licenci pro 30 pracovníků:

4. Úplné oddělení firem, samostatný server každé firmy. (žádné sdílení)

Jedná se o situaci, kdy má každá firma svůj vlastní docházkový server, vlastní terminál, licenci programu atd. Tyto firmy jsou úplně nezávislé a z pohledu docházky mezi sebou nic nesdílí. Počítačové sítě jsou zcela odděleny.

Administrace: Každá firma má svůj vlastní administrátorský přístup, jehož heslo znají jen odpovědní a pověření pracovníci této konkrétní firmy.

Terminály: Každá firma má své vlastní terminály, na kterých čipují docházku pouze pracovníci této firmy.

Licence: Každá firma má svou vlastní licenci danou počtem zaměstnanců.

Aktualizace: Každá firma si kupuje aktualizace samostatně a nahrává je na vlastní server docházky. Aktualizace jsou dobrovolné a systém funguje i bez nich.

Zálohy databáze: Každá firma si sama řeší zálohy a v nich jsou vždy pouze data vlastních zaměstnanců.

Správa IT: Správce informačních technologií má přístup pouze k datům zaměstnanců této jedné firmy.

GDPR: Ochranu dat si každá firma řeší sama a pokud je server správně zabezpečen, nehrozí nebezpečí úniku dat mimo firmu. Produkční data, zálohy a dočasné soubory leží pouze na serveru této firmy bez možnosti přístupu ostatních.

Úplné oddělení firem. Každá má své vlastní hlavní PC docházky. Ukázka úvodní obrazovky firma s 50 lidmi:

Druhá firma s vlastním docházkovým serverem. Tentokrát má 5 zaměstnanců:

5. Cloudová instalace docházkového systému.

Jedná se o situaci částečně obdobnou bodu 3. Na jednom hlavní PC provozovaném výrobcem docházkového systému a přístupném z internetu má každá firma svou programovou webovou složku, vlastní databázi, používá vlastní terminál a má svou vlastní licenci. Sdílí se pouze HW - disk, CPU, RAM. Sítě LAN jsou odděleny. Každá firma má vlastní přístup na společné PC u provozovatele cloudu (služba typu SaaS). Na úvodní obrazovce každý vidí jen svou firmu. Firmy tedy sdílí jeden docházkový server a jeden disk, ale na něm mají oddělené složky programového webového adresáře i databázového adresáře (vlastní tabulky ve vlastní databázi). Nastavení počítačové sítě LAN uvnitř firem by nemělo umožnit přístup ostatních.

Administrace: Přístup do administrace má každá firma svůj. Takže administrátoři a správou pověření pracovníci neznají hesla jiných firem ani nevidí jejich názvy. Mají vlastní vstupní obrazovky pro přihlášení, kde nevidí jiné firmy.

Terminály: Každá firma má svůj vlastní terminál, který není sdílený pro pracovníky jiných firem.

Licence: Každá firma má svou vlastní licenci dle počtu svých zaměstnanců. Účtuje se navíc denní poplatek za pracovníky.

Aktualizace: Provádí zdarma pravidelně provozovatel cloudové služby.

Zálohy databáze: Každá firma si sama řeší zálohy a v nich jsou data vždy pouze vlastních zaměstnanců. Zálohy provádí i provozovatel cloudové služby.

Správa IT: Správce informačních technologií dané firmy nemá přístup k hlavnímu serveru docházky v cloudu.

GDPR: Ochrana dat se řeší částečně společně a částečně individuálně. Data jsou na společném serveru (disku) v samostatných datových a programových adresářích, v samostatných zálohách DB (výjma záloh celého SQL serveru prováděných provozovatelem se souhlasem firmy). Přístup do programu a nastavení práv má každá firma vlastní.

Díky společnému serveru přístupnému z internetu není ani přes dostupné zabezpečení hesly vhodné vkládat zvláště citlivé osobní údaje zaměstnanců.

Firma v cloudu hostovaná na veřejně dostupném serveru - zcela jiná adresa. Tentokrát má 10 zaměstnanců:

Závěrečné srovnání uvedených metod provozu docházkového systému pro více firem.

1. Vše na jednom PC v jedné instalaci, licenci, databázi, programové složce, společný terminál, sdílená firma pro zaměstnance všech společností, sdílené admin. heslo.

2. Vše na jednom PC v jedné instalaci, databázi, programové složce, samostatné licence, každá společnost má vlastní zaregistrovanou firmu a admin. heslo.

3. Vše na jednom PC v jedné instalaci, samostatné databázi i programové složce, samostatné licence, každá společnost má vlastní zaregistrovanou firmu a své admin. heslo.

4. Každá firma má vše vlastní včetně serveru i terminálu a nic nesdílí s jinými firmami.

5. Cloudová instalace na společném PC provozovatele, oddělené databáze i programové složky, samostatné licence, každá společnou má vlastní zaregistrovanou firmu a adm. heslo.