Instalace systému Docházka 3000 – rychlé zprovoznění s term. BM-F630

na počítač s Windows

1) Instalace prostředí

Uvedené kroky je vhodné provádět jako správce (administrátor) pokud nemáte práva pro instalaci programů.

A) Spuste soubor instaluj.bat přímo z hlavního adresáře CD disku docházky

B) V úvodním dialogu nic neměňte, jen klikněte na Instalovat ( cestu ponechte C:\ )

C) Po doběhnutí instalace ověřte funkčnost kliknutím na ikonu Dochazka3000, kterou po instalaci najdete na ploše.

Pokud nebude docházka fungovat, buď nemáte oprávnění k instalaci nebo neběží služba Apache či MySQL. To může být způsobeno tím, že jiná aplikace blokuje port 80 (například IIS, Skype) nebo 3306. Spuštěním programu c:\apache\xampp-control.exe a kliknutím na tlačítko „Port-Check“ je možné ověřit, zda není port 80 nebo 3306 obsazen jiným programem než Apache (80) a MySQL (3306). Pokud je například port 80 obsazen programem Skype, je třeba Skype vypnout nebo v něm zakázat používání portu 80.

2. Založení firmy

Klikněte na ploše na novou ikonu „Docházka3000“ a zobrazí se úvodní okno s docházkovým systémem.

(pokud by nefungovala, tak zadejte do prohlížeče adresu http://127.0.0.1/ či projděte na CD příručku /prirucky/reseni_problemu_sw )

Dále klikněte na „Registrace nové firmy“ vpravo a vyplňte název firmy a administrátorské heslo (2x). Poté klikněte na tlačítko „Zaregistrovat“. Po chvilce se v databázi založí nová firma a měla by se zobrazit souhrnná obrazovka s tlačítkem Dále ve spodní části.

3. Zadání zaměstnanců do programu

Přihlaste se přes webový prohlížeč (viz. bod 2) do docházkového systému administrátorským heslem a v levém menu klikněte na tlačítko Oddělení. Zde můžete zadat jednotlivá střediska Vaší firmy. Vždy vyplníte název a číslo. Poté rozklikněte (pomocí + ) menu „Zaměstnanci“ a dále vyberte „Editace údajů“. Nyní založíte jednotlivé zaměstnance pomocí formuláře. Zadáte jméno, příjmení, oddělení a položka index určuje unikátní osobní číslo zaměstnance. Toto číslo budete poté potřebovat i při zadávání pracovníka do terminálu.

4. Zprovoznění terminálu,

Zapnete terminál, na jeho klávesnici zmáčkněte a držte klávesu M/OK – pro vstup do menu je klávesu třeba 3 vteřiny držet. Dále vyberte volbu „System / Datum a Cas“ a nastavte správné datum a čas pomocí šipek a čísel. Potvrzení nastavení se provádí klávesou M/OK. Klávesou ESC se vrátíte zpět do hlavního menu.

Terminál pak připojíte do sítě LAN vyberte v hl. menu volbu „Comm. / Ethernet / IP adr.“ a zadáte pevnou volnou IP adresu, pod kterou bude terminál v síti (sdělí Vám ji správce počítačové sítě). Potvrdíte M/OK. Pokud budete data přenášet pomocí USB flash disku, tento bod 4 přeskočte.

5. Zadání zaměstnanců do terminálu,

Zadání zaměstnanců do terminálu provedete opět přes klávesu M/OK jejím delším podržením a ve volbě
„User Mgt. / Novy Uziv.“ zadáte do položky „ID. uziv“ číslo zaměstnance – musí být stejné, jako má tento zaměstnanec v docházkovém systému nastavené v položce Index. Po zadání indexu (uživ. ID) sjedete dolů na Otisk a potvrdíte M/OK. Pomocí čísla zvolíte prst, který budete registrovat, potvrdíte M/OK a poté zaměstnanec přiloží na pokyn terminálu 3x prst. Pokud bude vše v pořádku (zelená fajka), je otisk vložen. Můžete mu hned načítat další (záložní) otisky podobným postupem. Takto může mít každý zaměstnanec zaregistrováno více prstů (třeba všech 10) a pokud by mu později některý nešel načíst, přihlásí se dalším.

Jakmile máte načteny všechny potřebné prsty tohoto pracovníka, tak klávesou ESC z načítání vyskočíte. Pokud chcete pokračovat dalším novým zaměstnancem, tak opět přes Novy Uziv.

Kdyby se některému zaměstnanci nedařili prsty načíst vůbec,je možné jej zadat v terminálu pod heslem. Zaměstnanec si pak nebude docházku čipovat přiložením prstu, u identifikace heslem vyuká své osobní číslo (index, uživatelské ID), zmáčkne OK, vyuká heslo, potvrdí OK a má docházku čipnutou. Takového zaměstnance do terminálu zadáte podobným postupem, jen místo Otisk vyberete Heslo a 2x zadáte číselné heslo.

Další možností je identifikace ID kartou nebo čipem, pokud to terminál umí. Postup zadání je opět podobný, jen vyberete položku Zaps.kar nebo RFID, přiložíte kartu a potvrdíte M/OK…

Přístup do menu lze běžným uživatelům zablokovat jednoduše tak, že některého zaměstnance zadáte jako administrátora – při vkládání přepnete položku Role z výchozího Normalni na volbu Super admin. Jakmile je v terminálu někdo označen jako Admin, zablokuje se nastavovací menu pro ostatní a jen on jej může otevřít. Proto doporučujeme jako admina zadat i jednoho fiktivního uživatele heslem a toto dobře uschovat.

Pokud chcete upravovat již existujícího zaměstnanec (přidat otisky dalších prstů, změnit kartu, heslo či právo) nepostupujete přes Novy Uziv, ale přes Sprava / Edit. Ve správě lze uživatele i zcela vymazat.

6. Zadání terminálu do docházky (bod A) nebo ruční přenos dat přes USB flash disk (bod B)

A) Nakonec je ještě třeba zaregistrovat terminál do počítače. To provedete v admin. menu programu v části „Firma / Terminály BM-Finger“. Terminály připojené po sítí zadáváte v horní části zadáním jejich IP adresy.

Položku Formát přepněte na volbu „6...BM-F630,900,2800“. Ostatní položky neměníte a kliknete Přidej.

Nakonec kliknete na „Spus přenos hned“, abyste otestovali správné nastavení terminálu. Po chvilce by se mělo vypsat hlášení o spojení a v něm by mělo být mimo jiné uvedeno „Navázání komunikace OK“

Pokud máte více terminálů, opakujete body 4 až 6 pro každý terminál.

V nastavení terminálu v docházce v menu „Firma / Terminály BM-Finger“ najdete ještě položku „Automatický přenos každých:“ přednastavenou na 15 minut. Pokud pro účely testování chcete, aby se data do docházky přenášela častěji, můžete volbu snížit.

B) Z terminálů, které nejsou nikam připojeny, je třeba přenášet data ručně pomocí USB flash disku (flešky). Flash pamě připojíte do USB koncovky terminálu (vlevo zboku), zmáčknete a podržíte klávesu M/OK, vyberete „ Pendrive / Stahnout / Data dochazky / Vse (All)“ a počkáte na hlášení o úspěšném kopírování (Stahovani dokonceno). Pokud se nezobrazí, máte vadný disk (nebo nemá formát FAT32) a nepokračujte!

Pokud bude kopírování v pořádku, data docházky pak z terminálu vymažete, aby se příště nepřenášela znovu přes Data mgt. / Smaz data / Smaz dochaz. data / Smazat vse

Následně zapojíte FlashDisk do USB koncovky počítače. V administrátorském menu kliknete na „Zaměstnanci / Editace docházky / Import dat ostatní“. Zde v úplně horním menu vyberete přes tlačítko „Procházet“ z USB flash disku soubor začínající sadou čísel (sériové číslo terminálu) a končící _attlog.dat , položku Terminál přepnete na volbu „BM-F630“ a klinete na Zpracuj. Tím se data přenesou do docházky. Podmínkou je v nastavení firmy přepnuta „Podpora doch. terminálů“ na volbu „Rozvod“.

7. Čipování na terminálu:

Zaměstnanec přistoupí k terminálu a pokud chce čipovat pouze klasický příchod nebo odchod, tak pro jistotu zkontroluje, zda je předvoleno výchozí Pr/Od, zadá své osobní číslo a přiloží prst. Případně pokud se místo otiskem identifikuje heslem, vyuká své osobní číslo (index, ID), zmáčkne OK, vyuká heslo a znovu zmáčkne OK. U karty stačí k nahrání normálního příchodu či odchodu jen přiložení karty / čipu.

V případě identifikace nějakého kódů přerušení nejprve toto přerušení vybere pomocí klávesnice. Výběr je třeba si nacvičit - slouží k němu všechny nečíselné klávesy a vybraný typ přerušení se zobrazuje na displeji terminálu. Zde je tabulka významů pro jednotlivé klávesy:

Klávesa	Kód přerušení a význam v docházce
◄ (šipka vlevo)	0 - Normální příchod / odchod
► (šipka vpravo)	1 - Dovolená (půlden)
ESC	7 - Přestávka
▲ (šipka nahoru)	3 - Služební cesta
▼ (šipka dolů)	4 - OČR (paragraf)
M/OK (krátké stisknutí)	6 - Lékař

Při čipování přerušení tedy nejprve vyberete typ a až poté provedete identifikaci – např. přiložíte prst.

Výše uvedenou tabulku významů kláves doporučujeme vytisknout a připevnit poblíž terminálu.

Pokud se při identifikaci prstem nedaří otisk načíst, pomůžete terminálu tím, že nejprve vyukáte své ID, zmáčknete M/OK a až poté přiložíte prst. Terminál pak nemusí otisk porovnávat se všemi v paměti a zaměstnance snáze ověří. Stejný postup používejte také pokud je ve firmě více jak 100 zaměstnanců – identifikace je rychlejší a úspěšnější.

V programu lze v menu „Firma / Terminály BM-Finger / Info / Načti údaje z terminálu“ tlačítkem „Povol jen identifikaci 1:1" vynutit režim 1:1, aby terminál splňoval požadavky GDPR.

8. Závěr:

Tímto postupem jste systém zprovoznili a zaměstnanci jej můžou hned používat. Je ale vhodné seznámit se s docházkovým systémem hlouběji, abyste správně nastavili počítání pracovní doby, uměli editovat docházku, vyhodnocovat, porozuměli práci s terminálem atd. Proto doporučujeme prostudovat následující příručky, které naleznete na instalačním CD docházkového systému:

Administrátorská příručka: na CD ve složce \prirucky\ soubor prirucka_admin.doc

Uživatelská příručka: na CD ve složce \prirucky\ soubor prirucka_uziv.doc

Příručka k terminálu: na CD ve složce \terminal/doc/bmfinger\ soubor F630_manual_CZ.pdf

On-line nápověda je také přímo v admin. menu docházky – ikona modrého otazníku.

Doporučujeme také prohlédnutí videoprezentace, která je na CD ve složce Video.

Pro zpřístupnění docházky z jiných PC je třeba na tomto hlavním vložit do firewallu vyjímku pro TCP port 80, což je popsáno ve spodní části administrátorské příručky.

Názvy a kódy dostupných typů absencí lze změnit v menu Ost.nast. / Definice zkratek. (popis zadávání znaků je vysvětlený v příručce k terminálu)

Terminál je nastaven tak, aby ignoroval duplicitní čipnutí. Tedy stejnému zaměstnanci uloží jen 1 čipnutí za minutu, ostatní ignoruje. Tato funkce j v terminálu Nastavena v menu System / Dochazka / Perioda duplicit. Dále v programu v menu Firma / editace údajů / U term. zamezit dvojí identifikaci. Doporučujeme nastavení neměnit

V menu terminálu je celá řada dalších voleb. Doporučujeme je ponechat tak, jak byly přednastaveny z výroby. Jejich podrobnější popis je ve výše uvedené PDF příručce k terminálu. Příručka nemusí obsahovat přesně všechny volby, což je dáno vývojem firmware zařízení.

Návod je společný pro terminály BM-F630 a TX628. Terminál BM-F630 používá hardware terminálu TX628 s tím, že je v něm nahraný novější firmware s upgradem algoritmů, položek menu, funkcí atd.

Zásady pro správné přikládání prstu na snímač

Dodržení níže uvedených zásad zlepšuje rozpoznání prstu při identifikaci, zrychluje její průběh a snižuje pravděpodobnost chybného rozpoznání, tedy odmítnutí platného prstu. S těmito zásadami seznamte Vaše zaměstnance.

Správná metoda přikládání prstu

Š patné přikládání prstu

1) Každý uživatel by si měl pro lepší identifikaci registrovat alespoň 2 různé prsty na pravé ruce a alespoň 1 na levé. Je však možné zadat i všech 10 prstů a pak si můžete čipovat libovolným prstem.

2) Prst by měl být přikládán zpříma co největší plochou na střed snímače otisků pod mírným tlakem.

3) Snažte se prst přikládat vždy stejně a pod stejným úhlem a příliš netlačte ani jej nepřikládejte slabě.

4) Pokud je prst zpocený nebo mokrý, vysušte jej a teprve poté začněte s registrací nebo identifikací.

5) Jestli je prst příliš suchý, dýchněte na něj, anebo ho přitiskněte na čelo a přiložte poté na snímač mírně silněji. Suchý prst způsobuje nejasné skenování obrazu.

6) Nepoužívejte prsty, které mají poškozenou kůži či poranění. Prsty musí být čisté.

7) Pro zvýšení přesnosti rozpoznávání otisku prstů používejte zejména ukazováček, palec či prostředníček, pokud je to možné. Otisk by měl být dobře viditelný i pouhým okem. Pokud tomu tak není, použijte jiný prst s lépe patrným otiskem.

8) Pokud se identifikace nedaří, zadejte nejprve vaše číslo (index či ID), zmáčkněte OK a teprve poté přiložte prst. Tento postup čipování je i v souladu s GDPR. V nastavení terminálu by položka „Mez 1:1“ měla mít hodnotu 5 až 15.

9) Snímač musí být čistý a suchý, zbavený nečistot, mastnoty atd. Při čištění snímače nesmí dojít k jeho poškrábání! Na snímač by nemělo přímo dopadat světlo ze slunce či osvětlení místnosti.

10) Pokud se identifikace nezdaří, přikládejte prst na snímač opakovaně, mírně měňte tlak či náklon nebo natočení prstu. Snímač bude postupně prst načítat znovu a znovu, případně použijte jiný registrovaný prst.

11) V případě, že terminál reaguje pomalu a identifikace se nedaří ani jiným zaměstnancům, vypněte terminál na minutu z napájení a poté jej opět zapněte. Do terminálu přišel ráz z napájecí sítě a bylo třeba jej resetovat. Pokud se tato situace opakuje, doporučujeme napájení terminálu zapojit přes záložní zdroj Smart UPS, který vyfiltruje nestability napájecí sítě.

12) U zaměstnanců, kteří mají problémy s identifikací (špatně čitelné otisky) a nepomáhají ani výše uvedené postupy, můžete k identifikaci použít hesla místo otisků. Nebo, pokud to terminál podporuje, tak bezkontaktní karty / čipy. Stejně tak, pokud nemají zaměstnanci při čipování čisté ruce.