Instalace systému Docházka Start – rychlé zprovoznění s term. BM-F630

na počítač s Windows (soubory pro Linux a Mac OS X jsou na CD rovněž)

1) Instalace programu

Uvedené kroky je vhodné provádět jako správce (administrátor) pokud nemáte práva pro instalaci programů.

A) Z instalačního média spuste soubor install.exe. Proběhne instalace programu.

B) Na ploše operačního systému naleznete novou ikonu „Docházka Start“, přes kterou se s programem pracuje.

Pokud se instalace nepovede, provedete jí ručně tak, že na disku C:\ vytvoříte složku c:\dochazka_start/ a nakopírujete do ní z instalačního média ze složky \win_ostatni\ soubor dochazka.exe. Poté si na ploše operačního systému vytvoříte zástupce pro c:\dochazka_start\dochazka.exe pomocí které budete program spouštět.

2. Práce s programem

Podrobnou příručku k práci s programem naleznete na instalačním médiu ve složce \Prirucky v souboru dochazka_start.pdf. Jsou zde i soubory pro Word či Open/Libre Office.

Podle pokynů v příručce se naučíte s programem pracovat – založit zaměstnance, nastavit pracovní dobu, svátky, naučíte se ručně vkládat i upravovat příchody, odchody a absence, prohlížet vypočtené výstupy docházky s možností exportu a tisku atd. v příručce můžete přeskočit spodní odstavce na první straně, protože instalaci již máte hotovou.

3. Zprovoznění terminálu

Zapnete terminál, na jeho klávesnici zmáčkněte a držte klávesu M/OK – pro vstup do menu je klávesu třeba 3 vteřiny držet. Dále vyberte volbu „System / Datum a Cas“ a nastavte správné datum a čas pomocí šipek a čísel. Potvrzení nastavení se provádí klávesou M/OK. Klávesou ESC se vrátíte zpět do hlavního menu.

Pokud máte více terminálů, nastavte v menu „M/OK / Comm / PC Connection / ID term.“ každému terminálu unikátní číslo. Tím se zajistí, že při kopírování dat na flešku bude každý terminál vytvářet svůj vlastní soubor.

4. Zadání zaměstnanců do terminálu,

Zadání zaměstnanců do terminálu provedete opět přes klávesu M/OK jejím delším podržením a ve volbě „User Mgt. / Novy Uziv.“ zadáte do položky „ID. uziv“ číslo zaměstnance – musí být stejné, jako má tento zaměstnanec v docházkovém systému nastavené v položce Osobní číslo na kartě Zaměstnanci. Po zadání os.čísla (uživ. ID) v menu terminálu sjedete dolů na volbu Otisk a potvrdíte M/OK. Pomocí čísla zvolíte prst, který budete registrovat, potvrdíte M/OK a poté zaměstnanec přiloží na pokyn terminálu 3x prst. Pokud bude vše v pořádku (zelená fajka), je otisk vložen. Můžete mu hned načítat další (záložní) otisky podobným postupem. Takto může mít každý zaměstnanec zaregistrováno více prstů (třeba všech 10) a pokud by mu později některý nešel načíst, přihlásí se dalším.

Jakmile máte načteny všechny potřebné prsty tohoto pracovníka, tak klávesou ESC z načítání vyskočíte. Pokud chcete pokračovat dalším novým zaměstnancem, tak opět přes Novy Uziv.

Kdyby se některému zaměstnanci nedařili prsty načíst vůbec,je možné jej zadat v terminálu pod heslem. Zaměstnanec si pak nebude docházku čipovat přiložením prstu, u identifikace heslem vyuká své osobní číslo (index, uživatelské ID), zmáčkne OK, vyuká heslo, potvrdí OK a má docházku čipnutou. Takového zaměstnance do terminálu zadáte podobným postupem, jen místo Otisk vyberete Heslo a 2x zadáte číselné heslo.

Přístup do menu lze běžným uživatelům zablokovat jednoduše tak, že některého zaměstnance zadáte jako administrátora – při vkládání přepnete položku Role z výchozího Normalni na volbu Super admin. Jakmile je v terminálu někdo označen jako Admin, zablokuje se nastavovací menu pro ostatní a jen on jej může otevřít. Proto doporučujeme jako admina zadat i jednoho fiktivního uživatele heslem a toto dobře uschovat.

Pokud chcete upravovat již existujícího zaměstnanec (přidat otisky dalších prstů, změnit kartu, heslo či právo) nepostupujete přes Novy Uziv, ale přes Sprava / Edit. Ve správě lze uživatele i zcela vymazat.

5. Přenos dat z terminálu do programu přes USB flash disk (flešku)

Z terminálů je třeba přenášet data ručně pomocí USB flash disku (flešky). Flash pamě připojíte do USB koncovky terminálu (vlevo zboku), zmáčknete a podržíte klávesu M/OK, vyberete „ Pendrive / Stahnout / Data dochazky / All“ a počkáte na hlášení o úspěšném kopírování (Stahovani dokonceno). Pokud se nezobrazí, máte vadný disk (nebo nemá formát FAT32) a nepokračujte!

Pokud bude kopírování v pořádku, data docházky pak z terminálu vymažete, aby se příště nepřenášela znovu přes Data mgt. / Smaz data / Smaz dochaz. data

Poté zapojíte FlashDisk do USB koncovky počítače. V programu na záložce Import z terminálů kliknete na tlačítko „Procházet“ a vyberete z USB flash disku soubor začínající sadou čísel (sériové číslo terminálu) a končící _attlog.dat. Položku Typ terminálu přepnete na volbu „BM-F630“ a klinete na Spustit import. Tím se data přenesou do docházky.

Některé další obecné informace k importu dat z terminálů naleznete také v příručce dochazka_start.pdf v bodě číslo 6.

6. Čipování na terminálu:

Zaměstnanec přistoupí k terminálu a pokud chce čipovat pouze klasický příchod nebo odchod, tak pro jistotu zkontroluje, zda je předvoleno výchozí Pr/Od a přiloží prst. Případně pokud se místo otiskem identifikuje heslem, vyuká své osobní číslo (index, ID), zmáčkne OK, vyuká heslo a znovu zmáčkne OK. U karty stačí k nahrání normálního příchodu či odchodu jen přiložení karty / čipu.

V případě identifikace nějakého kódů přerušení nejprve toto přerušení vybere pomocí klávesnice. Výběr je třeba si nacvičit - slouží k němu všechny nečíselné klávesy a vybraný typ přerušení se zobrazuje na displeji terminálu. Zde je tabulka významů pro jednotlivé klávesy:

Klávesa	Kód přerušení a význam v docházce
◄ (šipka vlevo)	0 - Normální příchod / odchod
► (šipka vpravo)	1 - Dovolená (půlden) započítávaná
ESC	7 - Přestávka nezapočítávaná
▲ (šipka nahoru)	3 - Služební cesta započítávaná
▼ (šipka dolů)	4 - OČR (paragraf) započítávaná
M/OK (krátké stisknutí)	6 – Lékař započítávaná

Při čipování přerušení tedy nejprve vyberete typ a až poté provedete identifikaci – např. přiložíte prst.

Výše uvedenou tabulku významů kláves doporučujeme vytisknout a připevnit poblíž terminálu.

Pokud se při identifikaci prstem nedaří otisk načíst, pomůžete terminálu tím, že nejprve vyukáte své ID, zmáčknete M/OK a až poté přiložíte prst. Terminál pak nemusí otisk porovnávat se všemi v paměti a zaměstnance snáze ověří. Stejný postup používejte také pokud je ve firmě více jak 100 zaměstnanců – identifikace je rychlejší a úspěšnější.

7. Závěr:

Tímto postupem jste systém zprovoznili a zaměstnanci jej můžou hned používat. Je ale vhodné seznámit se s docházkovým systémem hlouběji, abyste správně nastavili počítání pracovní doby, uměli editovat docházku, vyhodnocovat, porozuměli práci s terminálem atd. Proto doporučujeme prostudovat následující příručky, které naleznete na instalačním médiu docházkového systému:

Uživatelská příručka: ve složce \prirucky\ soubor dochazka_start.doc

Příručka k terminálu: ve složce \terminaly\ soubor F630_manual_CZ.pdf

V menu terminálu je celá řada dalších voleb. Doporučujeme je ponechat tak, jak byly přednastaveny z výroby. Jejich podrobnější popis je ve výše uvedené PDF příručce k terminálu. Příručka nemusí obsahovat přesně všechny volby, což je dáno vývojem firmware zařízení.

Zásady pro správné přikládání prstu na snímač

Dodržení níže uvedených zásad zlepšuje rozpoznání prstu při identifikaci, zrychluje její průběh a snižuje pravděpodobnost chybného rozpoznání, tedy odmítnutí platného prstu. S těmito zásadami seznamte Vaše zaměstnance.

Správná metoda přikládání prstu

Š patné přikládání prstu

1) Každý uživatel by si měl pro lepší identifikaci registrovat alespoň 2 různé prsty na pravé ruce a alespoň 1 na levé. Je však možné zadat i všech 10 prstů a pak si můžete čipovat libovolným prstem.

2) Prst by měl být přikládán zpříma co největší plochou na střed snímače otisků pod mírným tlakem.

3) Snažte se prst přikládat vždy stejně a pod stejným úhlem a příliš netlačte ani jej nepřikládejte slabě.

4) Pokud je prst zpocený nebo mokrý, vysušte jej a teprve poté začněte s registrací nebo identifikací.

5) Jestli je prst příliš suchý, dýchněte na něj, anebo ho přitiskněte na čelo a přiložte poté na snímač mírně silněji. Suchý prst způsobuje nejasné skenování obrazu.

6) Nepoužívejte prsty, které mají poškozenou kůži či poranění. Prsty musí být čisté.

7) Pro zvýšení přesnosti rozpoznávání otisku prstů používejte zejména ukazováček, palec či prostředníček, pokud je to možné. Otisk by měl být dobře viditelný i pouhým okem. Pokud tomu tak není, použijte jiný prst s lépe patrným otiskem.

8) Pokud se identifikace nedaří, zadejte nejprve vaše identifikační číslo (index v docházce), zmáčkněte OK a teprve poté přiložte prst. V nastavení terminálu by položka „Mez 1:1“ měla mít hodnotu 5 až 15.

9) Snímač musí být čistý a suchý, zbavený nečistot, mastnoty atd. Při čištění snímače nesmí dojít k jeho poškrábání! Na snímač by nemělo přímo dopadat světlo ze slunce či osvětlení místnosti.

10) Pokud se identifikace nezdaří, přikládejte prst na snímač opakovaně, mírně měňte tlak či náklon nebo natočení prstu. Snímač bude postupně prst načítat znovu a znovu, případně použijte jiný registrovaný prst.

11) V případě, že terminál reaguje pomalu a identifikace se nedaří ani jiným zaměstnancům, vypněte terminál na minutu z napájení a poté jej opět zapněte. Do terminálu přišel ráz z napájecí sítě a bylo třeba jej resetovat. Pokud se tato situace opakuje, doporučujeme napájení terminálu zapojit přes záložní zdroj Smart UPS, který vyfiltruje nestability napájecí sítě.

12) U zaměstnanců, kteří mají problémy s identifikací (špatně čitelné otisky) a nepomáhají ani výše uvedené postupy, můžete k identifikaci použít hesla místo otisků. Nebo, pokud to terminál podporuje, tak bezkontaktní karty / čipy. Stejně tak, pokud nemají zaměstnanci při čipování čisté ruce.