Instalace systému Docházka Start – rychlé zprovoznění s term. BM-F900

na počítač s Windows (soubory pro Linux a Mac OS X jsou na CD rovněž)

1) Instalace programu

Uvedené kroky je vhodné provádět jako správce (administrátor) pokud nemáte práva pro instalaci programů.

A) Z instalačního média spuste soubor install.exe. Proběhne instalace programu.

B) Na ploše operačního systému naleznete novou ikonu „Docházka Start“, přes kterou se s programem pracuje.

Pokud se instalace nepovede, provedete jí ručně tak, že na disku C:\ vytvoříte složku c:\dochazka_start/ a nakopírujete do ní z instalačního média ze složky \win_ostatni\ soubor dochazka.exe. Poté si na ploše operačního systému vytvoříte zástupce pro c:\dochazka_start\dochazka.exe pomocí které budete program spouštět.

2. Práce s programem

Podrobnou příručku k práci s programem naleznete na instalačním médiu ve složce \Prirucky v souboru dochazka_start.pdf. Jsou zde i soubory pro Word či Open/Libre Office.

Podle pokynů v příručce se naučíte s programem pracovat – založit zaměstnance, nastavit pracovní dobu, svátky, naučíte se ručně vkládat i upravovat příchody, odchody a absence, prohlížet vypočtené výstupy docházky s možností exportu a tisku atd. v příručce můžete přeskočit spodní odstavce na první straně, protože instalaci již máte hotovou.

3. Zprovoznění terminálu

Zapnete terminál, na jeho klávesnici zmáčkněte klávesu Menu a dále volby „Moznosti / Systému / Datum a Čas“ a nastavte správné datum a čas. Potvrzování voleb se provádí klávesou OK vpravo vedle displeje. Poté vyskočte klávesou Esc (pod displejem) a potvrďte uložení změn.

4. Zadání zaměstnanců do terminálu,

Zadání zaměstnanců do terminálu provedete opět přes klávesu Menu ve volbě „Správa Uživ. / Nový uživ.“ potvrdíte novou registraci, zadáte číslo zaměstnance (Uživ.ID nebo PIN)– musí být stejné, jako má tento zaměstnanec v docházkovém systému nastavené v položce Osobní číslo na kartě Zaměstnanci. Po zadání os.čísla (uživ. ID) přiloží na pokyn terminálu zaměstnanec 3x prst. Klávesou OK potvrdíte zadání a zaměstnance je vložen.

Pokud chcete pokračovat dalším zaměstnancem, zmáčknete na dotaz Pokračovat klávesu OK. Jinak zmáčknete Esc (C) a terminál umožní zadat stávajícímu zaměstnanci záložní prst. Takto může mít každý zaměstnanec zaregistrováno více prstů a pokud by mu později některý nešel načíst, přihlásí se dalším.

Kdyby se některému zaměstnanci nedařili prsty načíst vůbec,je možné jej zadat v terminálu pod heslem. Zaměstnanec si pak nebude docházku čipovat přiložením prstu, ale vyuká své osobní číslo (index, uživatelské ID), zmáčkne OK, vyuká heslo, potvrdí OK a má docházku čipnutou. Takového zaměstnance do terminálu zadáte přes klávesu „Menu / Správa Uživ. / Zareg.uživ. / Zareg. heslo“.

Další možností u terminálu BM-F900 je přiděli zaměstnanci bezkontaktní ID (kartu nebo čip). Přiděluje se přes „Menu / Správa Uživ. / Zareg. uživ. / Reg RFID“.

Přístup do menu lze běžným uživatelům zablokovat jednoduše tak, že některého zaměstnance zadáte jako administrátora - „Menu / Správa Uživ. / Zareg. Admin. / ... přepnout na Supervisor ...“

Jakmile je v terminálu někdo označen jako Admin, zablokuje se nastavovací menu pro ostatní a jen on jej může otevřít. Proto doporučujeme jako admina zadat i jednoho fiktivního uživatele heslem a toto dobře uschovat.

5. Přenos dat z terminálu do programu přes USB flash disk (flešku)

Z terminálů je třeba přenášet data ručně pomocí USB flash disku (flešky). Flash pamě připojíte přes dodávaný kablík do mini-USB koncovky terminálu, zmáčknete klávesu „Menu /USB Flash / Stahni Dochazku“ a počkáte na hlášení o úspěšném kopírování. Pokud se nezobrazí máte buď vadný disk (nebo nemá formát FAT32) a nepokračujte!

Pokud bude kopírování v pořádku, data docházky pak z terminálu vymažete, aby se příště nepřenášela znovu přes Menu / Moznosti / Systému / Pokrocile mozn. / Vymaž Doch.

Poté zapojíte FlashDisk do USB koncovky počítače. V programu na záložce Import z terminálů kliknete na tlačítko „Procházet“ a vyberete z USB flash disku soubor 1_attlog.dat. Položku Typ terminálu přepnete na volbu „BM-F900“ a klinete na Spustit import. Tím se data přenesou do docházky.

Některé další obecné informace k importu dat z terminálů naleznete také v příručce dochazka_start.pdf v bodě číslo 6.

6. Čipování na terminálu:

Zaměstnanec přistoupí k terminálu a pokud chce jen zadat běžný příchod či odchod, zmáčkne F1 a přiloží prst.

Nebo přiloží ID kartu u BM-F900, případně vyuká své ID, zmáčkne OK, vyuká heslo a znovu zmáčkne OK.

Pokud chce zadávat nějaký kód přerušení, například odchod na služební cestu, tak nejprve zmáčkne odpovídající „F“ klávesu pod názvem absence nalepeném pod displejem (např. pro sl.cestu F2) a až poté provede identifikaci prstem, kartou či heslem. Služební cesta (F2) a návštěva lékaře (F3) se do docházky přenáší jako uznávané absence. Kdežto oběd (F4) je absence neuznávaná a program jí převede na přestávku.

Pokud se při identifikaci prstem nedaří otisk načíst, pomůžete terminálu tím, že nejprve vyukáte své ID, zmáčknete OK a až poté přiložíte prst. Terminál pak nemusí otisk porovnávat se všemi v paměti a zaměstnance snáze ověří. Stejný postup používejte také pokud je ve firmě více jak 100 zaměstnanců – identifikace je rychlejší a úspěšnější.

7. Závěr:

Tímto postupem jste systém zprovoznili a zaměstnanci jej můžou hned používat. Je ale vhodné seznámit se s docházkovým systémem hlouběji, abyste správně nastavili počítání pracovní doby, uměli editovat docházku, vyhodnocovat, porozuměli práci s terminálem atd. Proto doporučujeme prostudovat následující příručky, které naleznete na instalačním médiu docházkového systému:

Uživatelská příručka: ve složce \prirucky\ soubor dochazka_start.doc

Příručka k terminálu: ve složce \terminaly/ soubor F900.pdf

Pokud by Vám časem nestačily základní funkce systému Docházka Start, doporučujeme přejít na plnohodnotný systém Docházka 3000. Data lze do něj importovat a terminál s ním umí komunikovat i automaticky po síti LAN. Při pořízení lze navíc uplatnit nárok na slevu ve výši 990,- Kč. Další informace naleznete na webu http://www.dochazka.eu/

V menu terminálu je celá řada dalších voleb. Doporučujeme je ponechat tak, jak byly přednastaveny z výroby. Jejich

podrobnější popis je ve výše uvedené PDF příručce k terminálu. Příručka nemusí obsahovat přesně všechny volby, což je dáno

vývojem firmware zařízení.

Zásady pro správné přikládání prstu na snímač

Dodržení níže uvedených zásad zlepšuje rozpoznání prstu při identifikaci, zrychluje její průběh a snižuje pravděpodobnost chybného rozpoznání, tedy odmítnutí platného prstu. S těmito zásadami seznamte Vaše zaměstnance.

Správná metoda přikládání prstu

Š patné přikládání prstu

1) Každý uživatel by si měl pro lepší identifikaci registrovat alespoň 2 různé prsty na pravé ruce a alespoň 1 na levé. Je však možné zadat i všech 10 prstů a pak si můžete čipovat libovolným prstem.

2) Prst by měl být přikládán zpříma co největší plochou na střed snímače otisků pod mírným tlakem.

3) Snažte se prst přikládat vždy stejně a pod stejným úhlem a příliš netlačte ani jej nepřikládejte slabě.

4) Pokud je prst zpocený nebo mokrý, vysušte jej a teprve poté začněte s registrací nebo identifikací.

5) Jestli je prst příliš suchý, dýchněte na něj, anebo ho přitiskněte na čelo a přiložte poté na snímač mírně silněji. Suchý prst způsobuje nejasné skenování obrazu.

6) Nepoužívejte prsty, které mají poškozenou kůži či poranění. Prsty musí být čisté.

7) Pro zvýšení přesnosti rozpoznávání otisku prstů používejte zejména ukazováček, palec či prostředníček, pokud je to možné. Otisk by měl být dobře viditelný i pouhým okem. Pokud tomu tak není, použijte jiný prst s lépe patrným otiskem.

8) Pokud se identifikace nedaří, zadejte nejprve vaše identifikační číslo (index v docházce), zmáčkněte OK a teprve poté přiložte prst. V nastavení terminálu by položka „Mez 1:1“ měla mít hodnotu 5 až 15.

9) Snímač musí být čistý a suchý, zbavený nečistot, mastnoty atd. Při čištění snímače nesmí dojít k jeho poškrábání! Na snímač by nemělo přímo dopadat světlo ze slunce či osvětlení místnosti.

10) Pokud se identifikace nezdaří, přikládejte prst na snímač opakovaně, mírně měňte tlak či náklon nebo natočení prstu. Snímač bude postupně prst načítat znovu a znovu, případně použijte jiný registrovaný prst.

11) V případě, že terminál reaguje pomalu a identifikace se nedaří ani jiným zaměstnancům, vypněte terminál na minutu z napájení a poté jej opět zapněte. Do terminálu přišel ráz z napájecí sítě a bylo třeba jej resetovat. Pokud se tato situace opakuje, doporučujeme napájení terminálu zapojit přes záložní zdroj Smart UPS, který vyfiltruje nestability napájecí sítě.

12) U zaměstnanců, kteří mají problémy s identifikací (špatně čitelné otisky) a nepomáhají ani výše uvedené postupy, můžete k identifikaci použít hesla místo otisků. Nebo, pokud to terminál podporuje, tak bezkontaktní karty / čipy. Stejně tak, pokud nemají zaměstnanci při čipování čisté ruce.