Nové funkce v SW Docházka 3000

Verze 9.35 z 3.11.2023:
Na výkaze docházky je možné při čerpání náhradního volna zobrazit délku nedočasu dne
V části "Ostatní / Výkaz / Konfigurace parametrů výkazu" přibyla nová volba "V absencích uvádět nedočas jako náhradní volno - absence ...". Její aktivací a nastavením kódu absence na tu kterou používáte pro náhradní volno (což je ve výchozím nastavení absence číslo 8) lze zajistit vypisování délky čerpaného náhradního volna i přesto, že je tato absence v kategoriích nastavená jako neuznávaná. Takže pak je na výkaze vidět kolik hodin z fondu přesčasu bylo odčerpáno náhradním volnem které měl zaměstnanec tento den čipnuto buď jako přerušení (krátkodobou absenci) nebo nahrané jako absenci celodenní. Program tedy jako délku čerpání náhradního volna použije hodnotu nedočasu tohoto dne (balanc uvedený zápornou hodnotou na výkaze ve sloupečku pro přesčas). Údaj délky čerpaného přesčasu je jak v denních záznamech ve sloupečku Absence, tak i součtem za celý zobrazený měsíc ve spodní tabulce sumáře dle mzdových složek a pro odlišení jsou hodnoty uvedeny světle zelenou barvou písma. Takže i přesto, že se náhradní volno v kategoriích nastavuje jako neuznávaná absence, je na výkaze vidět délka jeho čerpání, respektive to kolik hodin z fondu přesčasů se náhradním volnem odčerpalo. Což může být důležitý údaj pro externí mzdovou účetní, která jinak nemá přístup do programu aby si mohla vznik a čerpání přesčasu zobrazit podrobně v menu "Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Historie přesčasů" kde jsou údaje o vzniku a čerpání přesčasu rozepsány podrobně za celý rok. Nyní má mzdová účetní tento údaj vytištěný přímo na výkaze docházky, případně je zobrazen i v xls verzi výkazu při jeho exportu do Excelu a dále se zobrazuje i na sestavě Výpis s absencemi v denních záznamech.
Tato nová funkce je tedy rozdílná oproti stávající možnosti aktivovat v editaci údajů firmy původní položku "Na sumárních sestavách psát u náhradního volna (abs.8) výši čerpání dle nedočasu.", která sice čerpání náhradního volna zobrazila na všech sumárních sestavách, tedy nejen na výkaze, ale započetla je podobně jako jiné uznávané absence, což může být někdy nežádoucí pro další zpracování jejich sumářů. Nově si tedy můžete vybrat který způsob vykazování náhradního volna vám bude vyhovovat lépe. Podrobné vysvětlení rozdílů těchto dvou funkcí včetně ukázek, obrázků a příkladů najdete v menu "Firma / Návody PDF" v příručce Absence v části popisující náhradní volno.

Verze 9.34 z 27.10.2023:
V programu je možné zapnout podporu pro schvalování docházek vedoucími
V administrátorském menu "Firma" přibyl modul "Schvalování docházky". V něm lze zapnout funkcionalitu schvalování docházky vedoucími za své podřízené. Takže ve větších firmách pak bude mít mzdová účetní při provádění uzávěrky docházky jistotu, že vedoucí již docházku svých podřízených zkontrolovali a může začít zpracovávat mzdy. Případně urgovat ty vedoucí, kteří kontrolu ještě neprovedli.
Samotné zapnutí funkcionality provedete tedy v menu "Firma / Schvalování docházky" kde lze rovnou i nastavit tři možnosti přidělení vedoucích k jednotlivým oddělením či zaměstnancům. A to buď jmenovitě přidělíte každému oddělení jednoho zodpovědného vedoucího podobně jako při nastavování schvalování absencí. Nebo můžete programu říct, že schvalovat docházku budou ti, kdo mají buď právo na editaci nebo na prohlížení docházky, takže se využije stávající již zadané nastavení práv.
Když schvalování zapnete, máte ještě možnost nastavit, zda budou moci vedoucí ze svého uživatelského menu a jeho zelené části Editace dělat změny v již schválené docházce. Pokud chcete vedoucím zablokovat editaci schválených docházek, stačí zatrhnou položku "Znemožnit vedoucím editaci u již schválených docházek". Pokud necháte volbu nezatrženou, bude editace schválených docházek vedoucím povolena, ale budou mít zobrazeno alespoň hlášení s informací že editují schválenou docházku a o změnách by měli informovat mzdovou účetní.
Dále je v tomto menu i tabulka zobrazující u každého pracovníka jména jeho vedoucích kteří mu tedy budou moci schvalovat docházku a dole pak ještě další tabulka zobrazující i informaci o tom ve kterém měsíci a roce již bylo schválení docházky u konkrétního pracovníka potvrzeno a také kým a kdy se tak stalo.
Měsíce a roky poslední tabulky můžete přepínat, takže lze zjistit kteří pracovníci v jakém měsíci ještě nemají docházku schválenou a také zjistíte kdo by měl schválení provést, takže mzdová účetní hned ví kterého vedoucího má urgovat kvůli schválení docházky konkrétního zaměstnance.
Samotní vedoucí pak najdou přístup do schvalování docházky ve svém uživatelském menu ve žluté části výpis, kde si schvalování zapnou novým zatržítkem "Nabízet pod výpisem i schvalování docházky pro mzdovou účetní". Pak stačí zobrazit docházku vybraného podřízeného a období a pod výpisem najdou buď tlačítko "Schválit docházku", nebo pokud již schválena byla (i případně někým jiným), bude tam uvedeno kdo a kdy již dříve schválení provedl.
Vedoucí také můžou hromadně zjistit komu a v jakém měsíci již schválili docházku nebo ještě schválena není a to v modré části Ostatní přes nové tlačítko Schvalování docházky. Rychle tak zjistí komu ještě zapomněli docházku zkontrolovat, případně opravit a schválit.
Samotná mzdová účetní má pak informaci o stavu schválení i v průvodci uzávěrkou v menu "Firma / Průvodce uzávěrkou" ve třetím kroku kdy se kontroluje stav docházky v uzavíraném období. Přibyl zde sloupeček Schváleno zobrazující přehledně grafickou ikonu zelené fajky u schválených docházek nebo červeného křížku u neschválených. Dole pod tabulkou zaměstnanců je pak i zvýrazněna informace o celkovém počtu neschválených docházek, takže ani při rychlé proběhnutí třetího kroku průvodce uzávěrkou vám informace neuniknou.

Verze 9.33 z 23.10.2023:
V editaci docházky lze prohlédnout a případně i změnit parametry výpočtu
V menu "Zaměstnanci / Editace docházky" u administrátora nebo u pracovníků s právem editace docházky přístupné v jejich zelené části uživatelského menu přibyla možnost rovnou při editaci příchodů, odchodů, absencí atd. prohlédnout a případně rovnou i změnit nastavení počítání uznané doby a absencí pro zvolený den. V modré tabulce záznamů docházky stačí myší najet na požadovaný den a uvidíte novou žlutou info ikonu v posledním sloupečku zobrazujícím uznanou dobu. Pokud na ní jen najedete myší, zobrazí se informace o kategorii a nastavení uznávané doby, fondu, uznávání přesčasů, max. počtu automaticky vkládaných přestávek a další parametry výpočtu. Takže takto v editaci rychle zjistíte jak je v tomto dni nastaveno uznávání a další parametry výpočtu. Pokud navíc na tuto novou info ikonu i kliknete, umožní vám program parametry výpočtu rovnou i měnit a u rozpisů směn i změnit směnu pracovníka na tento den. Takže přímo z editace docházky můžete měnit parametry výpočtu, směny a podobně.
Administrátor má navíc dále rozšířené možnosti prohlédnutí a změny parametrů výpočtu či přidělené směny i pokud se do editace konkrétního dne přepne z prohlížení docházky pomocí ikony tužky dostupné v prohlížení za sloupečkem příchodů a odchodů. Při tomto zrychleném vstupu do editace z prohlížení vidí v novém žlutém spodním rámu informace o parametrech výpočtu ihned, takže ani nemusí najíždět myší na žádnou ikonu a rovnou zde může provést úpravy přes dolní tlačítko "Změnit nastavení parametrů výpočtu". Nemusí se tedy vracet do prohlížení a měnit parametry výpočtu ikonou lístku nastavení za sloupečkem odpracované doby, ale změnu provede rovnou z editace docházky tohoto dne.

Verze 9.32 z 18.10.2023:
Možnost nastavení výše úvazku pracovní doby u nově zadávané kategorie
Pokud potřebujete založit v programu novou kategorii pracovní doby pro pracovníky s jinou výší úvazku než má některá z již zadaných kategorií, lze to nově zajistit velice snadno bez nutnosti ručně počítat hodnoty fondů a zadávat je do programu. Ve spodní části obrazovky v menu "Kategorie / Editace kategorií" ve formuláři pro založení celé další nové kategorie přibyla nová položka Úvazek. Ta právě umožňuje u nově vkládané kategorie nastavit přepočtenou procentuální hodnotu fondu oproti vybrané kategorii vzorové na jinou výši úvazku než 100%. Výchozí nastavení je 100%, ale pokud chcete aby nová kategorie měla například poloviční fond pracovní doby oproti kategorii vzorové, nastavíte úvazek 50%. Takže pokud kategorie zvolená jako vzorová měla fond například 8:00 hodin, nově vložená kategorie bude mít fond 4 hodiny. Nebo obráceně pokud nastavíte úvazek například na 150%, tak z 8 hodinové vzorové kategorie bude mít nová nastaveno 12 hodin. Přepočte se nejen fond pracovní doby v základních parametrech, ale i fondy uznávaných celodenních absencí. Následně novou kategorii s přepočteným úvazkem přidělíte požadovaným pracovníkům v editaci údajů zaměstnanců nebo jí v dalších částech menu Kategorie zařadíte do rozpisů směn takže je možné změnit stávajícímu zaměstnanci od určitého data úvazek na jinou výši pracovní doby - viz příručka Nastavení směn v menu Firma / Návody PDF a její část nazvaná Změna úvazku stávajícího pracovníka.

Nároky a převody dovolené lze nově zadávat nejen ve dnech ale i v hodinách
Pokud zadáváte novému zaměstnanci nárok na dovolenou nebo stávajícímu pracovníkovi ručně doplňujete letošní nároky dovolené a převody nevyčerpané dovolené z loňska a máte hodnotu v hodinách, lze jí nově snadno přepočítat na hodnotu ve dnech zapisovanou do programu. V menu "Zaměstnanci / Dovolená - nároky" přibyly ikonky kalkulačky ve sloupečcích Převod a Letošní nárok. Kliknutím na ikonu v požadovaném sloupečku zobrazí program kalkulačku, která správně převede hodnotu zadanou v hodinách přepočtem dle pracovní doby tohoto pracovníka na dovolenou ve dnech. V kalkulačce se provede nejen samotný přepočet, ale je i rovnou dostupné tlačítko pro možnost uložení hodnoty do databáze, takže vypočtenou hodnotu pak nemusíte ani ručně přepisovat.
Pomocí této funkce lze tedy nyní rovnou zadávat hodnoty nároku a převodu dovolené do programu v hodinách a není nutné je ručně přepočítávat na dny. Samozřejmě zadávání ve dnech v programu zůstává také, takže je na vás zda budete při ručním zadávání používat dny nebo přes novou kalkulačku zadáte hodiny.

Snadné nastavení nároku dovolené u nově přijatého zaměstnance
Když přijímáte nového zaměstnance, je třeba mu nastavit nárok na dovolenou do konce roku. Pokud pracovníka přijímáte na začátku roku, je nastavení jednoduché. Ale u zaměstnanců jejichž pracovní poměr vzniká v průběhu roku je potřeba zadat nárok dovolené na zbývající část roku od data nástupu, tedy vypočítat poměrnou část dovolené. Toto je nyní výrazně usnadněno a nemusíte poměrný nárok počítat ručně, ale program to provede za vás. A to i když pracovníka zapisujete do docházky dopředu nebo zpětně. Stačí po vložení nového pracovníka do programu přejít do menu "Zaměstnanci / Dovolená - nároky" a v řádku s jeho jménem kliknout na novou ikonu kalkulačky ve sloupečku "Letošní nárok". Zobrazí se kalkulačka v jejíž spodní části je nový formulář nazvaný "Výpočet nároku dovolené dle data začátku pracovního poměru". Program si načte datum začátku pracovního poměru a zobrazí vám nároky na dovolenou ve dnech a hodinách pro různé délky standardní celoroční dovolené (hodnoty pro 2 až 8 týdnů). Datum začátku pracovního poměru můžete samozřejmě ručně přepsat dle potřeby a hodnoty se přepočtou. Pomocí volby Zaokrouhli je možné nastavit zaokrouhlování desetinné části vypočtených hodnot např. na půldny nahoru. Poté stačí kliknout na uložení vypočtené poměrné části nároku dovolené pro vámi požadovaný řádek celoročního nároku. Takže když máte běžně celoroční nárok dovolené 4 týdny, stačí po zadání data nástupu uložit vypočtenou poměrnou část nároku dovolené pro řádek se 4 týdny celoroční dovolené (který program například pro nástup k 1.7. spočítá na 10 dní, tj. 80 hodin při 8 hodinové prac. době). Při výpočtu se samozřejmě zohledňuje nastavení pracovní doby zaměstnance, takže i přepočet na dovolenou v hodinách provede program sám dle týdenní pracovní doby zaměstnance.

Verze 9.31 z 9.10.2023:
Hromadný přehled stavu dovolených lze exportovat do Excelu nebo do CSV souboru
V menu "Zaměstnanci / Dovolená - nároky" má administrátor v horním rámu vedle dosavadní ikony tisku nově i ikonu pro export přehledu stavu dovolených do XLS souboru pro Excel. Po kliknutí na tuto ikonu se zobrazená sestava otevře v Excelu, případně je dole pod sestavou i ikona pro uložení do XLS či CSV souboru. Takže denní data o zůstatku dovolené, jejím čerpání, nárocích, převodu z loňska atd. můžete z docházky přenést do Excelu a tam s daty dále pracovat či odeslat e-mailem.

Vylepšena podpora exportu dat do mzdového modulu programu DUEL
Při exportu dat docházky do DUELu lze nastavit typ kódování českých znaků. K tomuto účelu najdete v menu "Ostatní / Exporty do mezd / Duel / Nastavení číselníku položek exportu" v části "Ostatní nastavení" novou konfigurační položku "Kódování češtiny v exportních .csv souborech pro Duel". Výchozí nastavení je pro Windows na volbu Win-1250. Pokud byste ale Duel používali na jiné platformě nebo měli databázi v duelu kódovanou například v UTF-8 nebo jiném kódování, lze zde nastavení upravit dle vašeho požadavku tak, aby se české znaky převedly správně a bylo tak v pořádku párování dat mezi docházkou a duelem.